por Ronaldo Lundgren.
A principal atribuição do líder não é realizar a distribuição indiscriminada de tarefas ou uma desordenada expedição de ordens aos seus colaboradores. Ele precisa saber a importância e o alcance de suas atribuições.
Existem algumas atribuições que estão presentes em, praticamente, todos os níveis de liderança, qualquer que seja a natureza específica do trabalho. Vejamos que atribuições são essas.
Atribuições comuns
- PLANEJAR – fixando as diretrizes do plano com base na investigação prévia da vida da empresa, na consideração de seus objetivos e na previsão de suas necessidades num determinado período de tempo. Colaborar no orçamento, seja participando nas fases de elaboração, execução e fiscalização, seja estimando as despesas do respectivo setor e programando a correta aplicação dos recursos disponíveis.
- ORGANIZAR – o que implica em participar da constituição do duplo organismo material e social da empresa, estabelecendo a estrutura formal de autoridade, particularmente através da divisão do trabalho em tarefas propriamente relacionadas umas com as outras e todas com um objetivo central, daí resultando um todo orgânico.
- COMANDAR – tomando deliberações e incorporando-as em ordens, instruções gerais e específicas; interpretando e transmitindo diretrizes do escalão superior.
- COORDENAR – articulando e harmonizando os diversos indivíduos ou setores, utilizando, como instrumento de coordenação, principalmente, as reuniões com os subordinados diretos.
- CONTROLAR – fazendo com que tudo se execute na conformidade do plano fixado, da organização estabelecida e das ordens expedidas. Elaborar relatórios, com base em pesquisa, documentação e inspeções adequadas, mantendo os superiores devidamente informados sobre as atividades de que o líder é responsável.
Além de atribuições, o líder carrega sob seus ombros algumas responsabilidades para com a instituição onde serve, para com seus liderados, para com seus superiores e seus pares. Também em relação à sociedade que acolhe a instituição. Vamos ver quais são essas responsabilidades.
Responsabilidades comuns
Não basta ao líder executar as atribuições comuns acima descritas. Cabe a ele desincumbir um rol de responsabilidades que lhe são afetas.
As responsabilidades significam aqueles aspectos da missão do líder que, sem estarem presos a sua natureza técnica, complementam e preenchem as necessárias condições para o bom e pleno exercício das suas atribuições.
São responsabilidades do líder:
- Responsabilidade pela efetividade da produção.
- Responsabilidade pela segurança, saúde e condições físicas dos subordinados.
- Responsabilidade pela formação e desenvolvimento do moral do grupo.
- Responsabilidade pela cooperação com os superiores, colegas de direção e os próprios subordinados.
- Responsabilidade pelo treinamento e desenvolvimento dos subordinados.
- Responsabilidade pela manutenção de registros e relatórios.
Conhecendo suas atribuições e suas responsabilidades, caberá ao líder organizar sua agenda, de modo a executar tudo o que lhe cabe.
Divisão do tempo do líder entre suas atribuições e responsabilidades
Como distribuir o tempo de trabalho entre o conjunto de atribuições e responsabilidades?
Não basta conhecê-las em profundidade. Cada vez mais se exige que o líder cuide de todo o conjunto, devotando a cada uma das atribuições e das responsabilidades, o devido tempo necessário.
Quando isso não acontece, as consequências são prejudiciais ao bom andamento dos trabalhos.
Um dos fatores que mais interferem na utilização adequado do tempo é o atendimento à agenda de trabalho dos outros. Isso acontece com frequência nas atividades de qualquer líder. Ele, normalmente, interrompe seus afazeres para atender a alguém que demanda sua atenção: seja o escalão superior, os subordinados ou os colegas.
Alguns estudos mostram que o tempo de um mês de trabalho do líder é assim distribuído: 23% são empregados em “trabalhos isolados” do líder; e 77% são despendidos em “contatos” com outras pessoas ou com meios eletrônicos (e-mail, relatórios, etc.).
Os líderes dedicam-se, principalmente, ao exercício das atribuições de Organização, Comando, Coordenação, e Controle, bem como às responsabilidades de Treinamento e Assistência.
Caso você queira saber como o seu tempo de trabalho está sendo distribuído, comece por registrar em sua agenda quanto tempo é dedicado a cada uma das 5 atribuições e às 6 responsabilidades acima descritas.
Depois, compare com os percentuais de 23% e 77%. Para aumentar o seu tempo de “trabalho isolado”, procure delegar algumas atribuições. As responsabilidades, não.
Conclusão
Existem atribuições e responsabilidades comuns a quase todos os líderes. Não importando o nível que ocupa ou a instituição a que serve. O equilíbrio na execução de todo esse conjunto exige um bom planejamento da distribuição do tempo do líder entre suas atribuições e responsabilidades.
Para atingir resultados que indiquem uma boa produtividade, mapeie como sua agenda de trabalho está sendo conduzida. A partir daí, decida como empregar o seu tempo para atender aos Contatos e ao seu Trabalho Isolado.
Qual a percentagem de tempo que você dedica a cada um deles? Compartilhe. Apresente suas observações e sugestões.
(*) Este post baseou-se no livro do Ministro do Tribunal de Contas Wagner Estelita Campos, “Chefia – sua técnica & seus problemas”, da Fundação Getúlio Vargas.
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