Divisão do tempo do líder entre suas atribuições e responsabilidades

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por Ronaldo Lundgren.

Falta de tempo

A principal atribuição do líder não é realizar a distribuição indiscriminada de tarefas ou uma desordenada expedição de ordens aos seus colaboradores. Ele precisa saber a importância e o alcance de suas atribuições.

Existem algumas atribuições que estão presentes em, praticamente, todos os níveis de liderança, qualquer que seja a natureza específica do trabalho. Vejamos que atribuições são essas.

Atribuições comuns

  1. PLANEJAR – fixando as diretrizes do plano com base na investigação prévia da vida da empresa, na consideração de seus objetivos e na previsão de suas necessidades num determinado período de tempo. Colaborar no orçamento, seja participando nas fases de elaboração, execução e fiscalização, seja estimando as despesas do respectivo setor e programando a correta aplicação dos recursos disponíveis.
  2. ORGANIZAR – o que implica em participar da constituição do duplo organismo material e social da empresa, estabelecendo a estrutura formal de autoridade, particularmente através da divisão do trabalho em tarefas propriamente relacionadas umas com as outras e todas com um objetivo central, daí resultando um todo orgânico.
  3. COMANDAR – tomando deliberações e incorporando-as em ordens, instruções gerais e específicas; interpretando e transmitindo diretrizes do escalão superior.
  4. COORDENAR – articulando e harmonizando os diversos indivíduos ou setores, utilizando, como instrumento de coordenação, principalmente, as reuniões com os subordinados diretos.
  5. CONTROLAR – fazendo com que tudo se execute na conformidade do plano fixado, da organização estabelecida e das ordens expedidas. Elaborar relatórios, com base em pesquisa, documentação e inspeções adequadas, mantendo os superiores devidamente informados sobre as atividades de que o líder é responsável.

Além de atribuições, o líder carrega sob seus ombros algumas responsabilidades para com a instituição onde serve, para com seus liderados, para com seus superiores e seus pares. Também em relação à sociedade que acolhe a instituição. Vamos ver quais são essas responsabilidades.

Responsabilidades comuns

Não basta ao líder executar as atribuições comuns acima descritas. Cabe a ele desincumbir um rol de responsabilidades que lhe são afetas.

As responsabilidades significam aqueles aspectos da missão do líder que, sem estarem presos a sua natureza técnica, complementam e preenchem as necessárias condições para o bom e pleno exercício das suas atribuições.

São responsabilidades do líder:

  1. Responsabilidade pela efetividade da produção.
  2. Responsabilidade pela segurança, saúde e condições físicas dos subordinados.
  3. Responsabilidade pela formação e desenvolvimento do moral do grupo.
  4. Responsabilidade pela cooperação com os superiores, colegas de direção e os próprios subordinados.
  5. Responsabilidade pelo treinamento e desenvolvimento dos subordinados.
  6. Responsabilidade pela manutenção de registros e relatórios.

Conhecendo suas atribuições e suas responsabilidades, caberá ao líder organizar sua agenda, de modo a executar tudo o que lhe cabe.

Divisão do tempo do líder entre suas atribuições e responsabilidades

Como distribuir o tempo de trabalho entre o conjunto de atribuições e responsabilidades?

Não basta conhecê-las em profundidade. Cada vez mais se exige que o líder cuide de todo o conjunto, devotando a cada uma das atribuições e das responsabilidades, o devido tempo necessário.

Quando isso não acontece, as consequências são prejudiciais ao bom andamento dos trabalhos.

Um dos fatores que mais interferem na utilização adequado do tempo é o atendimento à agenda de trabalho dos outros. Isso acontece com frequência nas atividades de qualquer líder. Ele, normalmente, interrompe seus afazeres para atender a alguém que demanda sua atenção: seja o escalão superior, os subordinados ou os colegas.

Alguns estudos mostram que o tempo de um mês de trabalho do líder é assim distribuído: 23% são empregados em “trabalhos isolados” do líder; e 77% são despendidos em “contatos” com outras pessoas ou com meios eletrônicos (e-mail, relatórios, etc.).

Os líderes dedicam-se, principalmente, ao exercício das atribuições de Organização, Comando, Coordenação, e Controle, bem como às responsabilidades de Treinamento e Assistência.

Caso você queira saber como o seu tempo de trabalho está sendo distribuído, comece por registrar em sua agenda quanto tempo é dedicado a cada uma das 5 atribuições e às 6 responsabilidades acima descritas.

Depois, compare com os percentuais de 23% e 77%. Para aumentar o seu tempo de “trabalho isolado”, procure delegar algumas atribuições. As responsabilidades, não.

Conclusão

Existem atribuições e responsabilidades comuns a quase todos os líderes. Não importando o nível que ocupa ou a instituição a que serve. O equilíbrio na execução de todo esse conjunto exige um bom planejamento da distribuição do tempo do líder entre suas atribuições e responsabilidades.

Para atingir resultados que indiquem uma boa produtividade, mapeie como sua agenda de trabalho está sendo conduzida. A partir daí, decida como empregar o seu tempo para atender aos Contatos e ao seu Trabalho Isolado.

Qual a percentagem de tempo que você dedica a cada um deles? Compartilhe. Apresente suas observações e sugestões.


(*) Este post baseou-se no livro do Ministro do Tribunal de Contas  Wagner Estelita Campos, “Chefia – sua técnica & seus problemas”, da Fundação Getúlio Vargas.

Autor: Ronaldo Lundgren

Possui graduação pela Academia Militar das Agulhas Negras; é Mestre em Estudos Estratégicos pelo US Army War College; e Doutor em Ciências Militares pela Escola de Comando e Estado-Maior do Exército.

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