Definir as tarefas urgentes e importantes

por Ronaldo Lundgren.

No trabalho sempre temos tarefas a realizar. Algumas vezes, são tantas coisas na agenda que ficamos em dúvida: o que fazer primeiro? Para reduzir a incerteza na equipe, cabe ao líder definir as tarefas urgentes e importantes, definindo o ritmo de trabalho para cada um de seus liderados.

Como transformar uma tarefa importante em urgente

A maneira mais fácil de transformar uma tarefa importante em urgente é estabelecer um prazo para sua conclusão. A data limite é o que define a urgência. Esse prazo força cada pessoa a se dedicar para entregar o resultado esperado.

Caso o líder deixe de impor prazo para uma tarefa importante, ele estará passando a mensagem de que aquela tarefa não é importante.

Vamos tomar duas tarefas para exemplificar os conceitos de importância e urgência. A primeira tarefa é o pagamento do aluguel de seu apartamento. Ela é importante porque está relacionada com o seu lar. À medida que a data do pagamento se aproxima, a tarefa vai ficando urgente. Quando pagar o aluguel, a tarefa perde a urgência, mas não a importância.

A segunda tarefa refere-se à meta de melhorar o seu condicionamento físico, reduzindo o peso para ficar em forma. Também é uma tarefa importante, mas a urgência não é tão evidente quanto a primeira tarefa. Muito provavelmente, o prazo que você vai estipular é bastante elástico, podendo ser modificado conforme a situação vá evoluindo.

Repetindo: para transformar uma tarefa importante em urgente, você deve definir um prazo. Uma data limite para a sua conclusão.

Não basta definir um prazo para a conclusão da tarefa

A equipe só reconhece a urgência de uma tarefa quando percebe que haverá uma séria repercussão por não executá-la no tempo determinado. Dizendo de outro modo: não basta definir um prazo para a conclusão da tarefa. É preciso que haja uma razão justificada para se estabelecer a data limite de conclusão.

Havendo uma boa razão para se definir o prazo para uma tarefa, o líder deve reforçar a importância em se cumprir o prazo estabelecido. Para isso:

Divulgue o prazo estabelecido

Uma maneira de reforçar a importância de um prazo limite é torná-lo público. Divulgue-o para toda a equipe. No momento em que o líder estabelece uma data, ele está assumindo um compromisso pessoal e profissional. Caso venha a falhar, poderá comprometer a sua própria posição perante sua equipe.

Estabeleça prêmios e sanções

Tanto o prêmio quanto a sanção servem de estímulo para o líder e para a equipe. Caso as condições de sucesso se concretizem, cumpra o que foi definido e distribua os prêmios conforme o planejado. Por outro lado, não conseguindo entregar o resultado no prazo previsto, imponha as sanções que foram divulgadas.

Mostre atitude no tema

A atitude do líder é acompanhada por todos os liderados. Não deixe dúvidas quanto você dá importância ao cumprimento de prazos. Não tolere atrasos. Controle o processo de execução, avalie os encarregados, dê o feedback, converse com os colaboradores sobre os atrasos já ocorridos.

Programe alarmes para você

É comum não dedicar a importância para o cumprimento dos prazos de uma meta. Ainda mais, quando a data limite é afastada, criando condições para interferências externas. Para fazer face a esse tipo de situação, programe alarmes para você mesmo.