Utilização adequada do tempo disponível

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por Ronaldo Lundgren.

utilização adequada do tempo disponível

Quantas horas você gostaria que o seu dia tivesse? Se você for daqueles que queria um dia com mais de 24 horas, pode parar. Você está precisando de organização.

Saber aproveitar o tempo que se tem é tão importante, que no meio militar ele chega a ser considerado como um dos fatores da decisão para o planejamento de operações. No tempo que se tem, tudo deve estar pronto para que a missão venha ser cumprida.

Vamos apresentar alguns passos para que você faça uma utilização adequada do tempo disponível, de forma que sua missão seja cumprida como se espera.

Das 24 horas do dia de expediente, você passa cerca de oito horas no trabalho. As outras dezesseis são utilizadas para locomoção, alimentação, descanso, estudo e lazer. Sabendo utilizar bem aquelas 8 horas, vai sobrar mais “tempo” para realizar as outras atividades importantes de seu dia.

Passo 1 – planejamento da semana de trabalho

Crie o hábito de planejar sua semana de trabalho. Para isso, defina quais os objetivos precisam ser atingidos: entrega de relatórios, preparação para uma reunião da diretoria, pesquisa de mercado, etc. O que é que você tem que fazer na próxima semana de trabalho? Algumas obrigações são definidas por seus chefes. Outras são rotinas que você tem que fazer.

Com esse objetivos na mão, identifique aqueles que têm um prazo definido para estarem concluídos. Esses, embora possam ser menos importantes, são mais urgentes. Coloque-os em ordem de prioridade. O mais urgente em primeiro lugar.

Agora, estime quanto tempo você leva para concluir cada um dos objetivos listados. Como exemplo, você pode precisar de oito horas para concluir um relatório. Outras quatro horas para a reunião da diretoria que vai tratar de um assunto importante. Prossiga estimando o tempo para cada objetivo. Sua experiência vai ser sua melhor fonte para definir esse tempo.

Dica: procure fazer esse planejamento às quintas-feiras. No próprio local de trabalho. Assim, você tem menos chance de esquecer alguma coisa importante, deixando a sexta-feira para fazer as correções.

Ao final do planejamento, você deverá ter uma agenda com todos os objetivos listados, com o tempo necessário para cada um, distribuídos pela semana. A tabela abaixo serve como modelo.

Segunda Terça Quarta Quinta Sexta
Manhã
Tarde

Passo 2 – planejamento do tempo para servir os outros

O Dalai Lama sugere aproveitarmos mais nosso tempo para servir os outros e ajudá-los e se isso não for possível, pelo menos podemos não prejudicá-los.

É difícil seguir o planejamento da semana de trabalho que você acabou de fazer. Você não está sozinho(a) no seu ambiente de trabalho. As pessoas interagem. Conversam. Pedem ajuda. Ficam doentes. Têm problemas pessoais que afetam o desempenho. Os chefes surgem com novos objetivos. Enfim, muita coisa acontece para que o seu planejamento falhe.

Por ele falhar, a tendência é achar que não vale o esforço de fazê-lo. Justamente o oposto. Planeje sua semana conforme o Passo 1 e prossiga com o Passo 2.

utilização adequada do tempo disponívelO entendimento de servir os outros é muito amplo. No seu trabalho, considere o tempo que você passa ouvindo reclamações dos colegas. As estórias sobre o final de semana maravilhoso de outro. Os pedidos de ajuda para completar uma tarefa. Não atrapalhar alguém que está concentrado em suas tarefas.

Muitas coisas você faz para servir os outros. E isso toma seu tempo.

Por experiência, entre 20% e 40% do seu tempo são desviados de suas atividades no trabalho. Quanto mais elevado o seu cargo, mais aumenta esse percentual. Não considere como perda de tempo. Entenda como tempo utilizado para servir os outros. Esse outro pode até ser você mesmo(a).

Conclua o Passo 2 alterando sua agenda feita no Passo 1. Você vai ter uma nova agenda, que pode conter menos objetivos (desde que não sejam urgentes ou muito importantes) ou você terá que reduzir o seu tempo para servir os outros.

Passo 3 – comece seu dia de trabalho pelo final do expediente

Com a agenda pronta, inicie seu dia de trabalho pensando no final do expediente. A que horas termina seu expediente? Trinta minutos antes, você deve fazer um balanço do que foi cumprido nesse dia e confirmar as atividades planejadas para o dia seguinte.utilização adequada do tempo disponível

Parece simples e até incoerente: começar o dia já pensando no final do expediente? O segredo está no relatório que você vai fazer pra você mesmo. O que foi que eu produzi hoje? Foi o que eu havia planejado? Deixei algo pra trás? Vou ter que encaixar nas atividades planejadas para amanhã?

Esses passos vão lhe ajudar na utilização adequada do tempo disponível no trabalho. Você vai perceber que as 16 horas restantes do dia serão muito mais agradáveis. Sua sensação de satisfação com o dever cumprido vai lhe ajudar em outros aspectos que, aparentemente, não têm nada a ver.

Autor: Ronaldo Lundgren

Possui graduação pela Academia Militar das Agulhas Negras; é Mestre em Estudos Estratégicos pelo US Army War College; e Doutor em Ciências Militares pela Escola de Comando e Estado-Maior do Exército.

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